k:3 Office

Unsere Software für Ihre Seminarverwaltung: Planen und organisieren Sie Ihr Kursangebot mit dem k:3 Office, erstellen Sie Stunden- und Lehrpläne, überprüfen Sie die Anwesenheit mit Hilfe von Mitgliedskarten und vieles mehr. Der k:3 Office unterstützt verschiedene Geschäfts- und Abrechnungsmodelle, bietet Ihnen verschiedene Statistiktools und macht Sie weitgehend unabhängig von externer Software.

Die einzelnen Anwendungsbereiche im Überblick:

Das Planungssystem des k:3 – Vorlagen und Templates ermöglichen effizientes Arbeiten

Erstellen Sie Vorlagen zu Kursarten und gruppieren Sie diese in Sparten. So müssen Sie Kursinhalte nur einmal beschreiben und können auch Schulungsunterlagen mit verschiedenen Kursarten verknüpfen. Nutzen Sie Basisdaten (z.B. Preisangaben, gewünschte Teilnehmerzahlen), um aus Vorlagen buchbare Kurse zu machen.

Profitieren Sie bei Ihrer Planung von einer einfachen Verwaltung und Zuordnung der Kursleiter. Erstellen Sie Stundenpläne und Agenden. Planen Sie Termine über einen Seriengenerator: Setzen Sie Termine wöchentlich an oder z.B. jeden Montag und Mittwoch. Im Kalender können Sie Termine dann ganz flexibel per Drag & Drop schieben.
Der k:3 informiert Sie zudem automatisch, ob der gewünschte Raum geöffnet oder gebucht ist, und vermeidet so zum Beispiel Doppelbuchungen.

Optimal organisiert dank der To-Do-Liste

Mit unserer bewährten To-Do-Funktion können Sie operative Hinweise in der k:3 Kursplanung speichern.
Arbeitsschritte, welche in der Vor- oder Nachbereitung eines Seminars absolviert werden müssen, können so zentral hinterlegt werden. Ob Anmeldebestätigungen, eine Raumbuchung, die Evaluation oder weitere Aufgaben: Sie selbst legen fest, was im Rahmen eines Seminars erledigt werden soll. Der k:3 erinnert Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Planung an alle To-Dos!

Intuitive Seminarbuchung 

Mit seinen vielfältigen Funktionen ermöglicht Ihnen das Buchungssystem des k:3 eine bequeme Verwaltung Ihrer Seminarbuchungen. Teilnehmer können Sie ganz einfach via Drag & Drop ihren Seminaren zuweisen. Auch Gruppenbuchungen sind möglich. Darüber hinaus verfügt der k:3 über ein Vormerksystem sowie eine Wartelisten-Funktion. Sie können sich Kundenhistorien, Anmeldelisten und Teilnehmerlisten in verschiedenen Variationen anzeigen lassen.

Ob Akademie, Weiterbildungsinstitut oder Integrationskursanbieter – profitieren Sie von den vielen Möglichkeiten unserer Software

  • Normale Seminarabrechnung: Festpreis für ein Seminar
  • Teilbuchung von Seminaren, Späteinstiege
  • Nachträgliche Rechnungslegung
  • Sonderpreise
  • Non Profit Betrieb
  • Präventionsangebote: Abrechnung mit gesetzl. Krankenkassen
  • BAMF Abrechnung, Bildungsgutscheine
  • Einzel- und Spontanstunden für individuelle Terminvereinbarungen
  • Angepasste Preisberechnung bei variierender Teilnehmerzahl
  • 10er- oder Monatskarten
  • Sonderkosten: Hotelübernachtungen, Essenspauschalen u.v.m.
  • Präventionsangebote: Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen

Profitieren Sie mit dem k:3 von den Vorteilen eines systematischen Customer-Relationship-Managements

Mit Hilfe unserer Software können Sie konsequent Daten erfassen und auswerten. Dadurch können Sie Ihren Kunden Ihr Angebot zielgerichtet näherbringen. Auch im direkten Kundenkontakt hilft eine strukturierte Kundenakte, um qualifiziert Auskunft zu geben.

Wertvolle Daten auswerten und nutzen

Welche Daten für Ihr Business wichtig sind, hängt von Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer Branche ab. Mit dem k:3 können Sie neben den Stammdaten auch Beziehungen (z.B. Eltern – Kind, Arbeitgeber – Arbeitnehmer), Strukturen (z.B. Abteilungen in Unternehmen) und weitere Informationen verwalten. Je genauer diese sind, desto besser. Die Daten sind frei konfigurierbar. Somit haben Sie die Möglichkeit, diese ganz nach Ihren Bedürfnissen anzulegen, auszuwerten und zu nutzen. Auch Qualifikationsprofile können mit dem k:3 frei erstellt werden. Sinnvoll ist dies bei Dozenten, Seminarleitern und modularen Seminarsystemen.

Effizientes Marketing leicht gemacht 

Mit dem k:3 haben Sie die Möglichkeit, mehrere Newsletter für verschiedene Zielgruppen zu gestalten und zu kategorisieren. Zudem können Sie mit dem k:3 Rabattaktionen planen. Zuerst erstellen Sie mit dem integrierten Barcode-Generator Gutscheine. Diese können Sie dann per Email direkt an Ihre Kunden senden. Zusätzlich lassen sich Online-Evaluationen erstellen. Daraus gewonnene Informationen können Sie direkt in den Stammdaten des Kunden hinterlegen.

Gute Kommunikation ist das A und O 

Das wissen wir und so enthält der k:3 zahlreiche Funktionen, die Ihnen einen regelmäßigen Kundenkontakt erleichtern. Unsere Software hilft Ihnen dabei, alle relevanten Informationen stets parat zu haben.
Hinterlegen Sie bei jedem Kontakt eine unbegrenzte Anzahl an Adressen. Zudem können Sie ein Passfoto hinzufügen, das Sie bei Bedarf direkt über Ihre Webcam aufnehmen. Selbstverständlich ist auch die Erfassung von Bankdaten möglich.
Im Kundenkontakt können Sie z.B. Anmeldebestätigungen oder Rechnungen direkt aus dem k:3 versenden. Ebenso Produktangebote oder Angebote für Inhouse-Schulen. Mit unserem SMS-Service können Sie außerdem Kurznachrichten an Ihre Kunden schicken.

Durch Statistiken und Analysen wichtige Potenziale entdecken

Neben der Kundenkommunikation bietet der k:3 auch die Möglichkeit betriebswirtschaftlicher Analysen. Diese geben Ihnen Aufschluss über den Geschäftsverlauf und bilden eine solide Entscheidungsbasis für die Zukunft.

Dynamisch und zuverlässig

Für gutes Marketing ist eine solide Auswertung essentiell. Statistiken und Analysen zum bisherigen Erfolg einer Seminarart oder Sparte geben Aufschluss darüber, ob eventuell zusätzliche Maßnahmen nötig sind.
Im Statistik-Designer des k:3 können Sie Ihre Auswertungen selbst gestalten. Die Daten werden sowohl tabellarisch als auch grafisch aufbereitet. Auf dem Dashboard erhalten Sie eine übersichtliche Visualisierung Ihrer Analysen. Nutzen Sie Periodenvergleiche, Standortanalysen, sowie Seminar- und Spartenauswertungen, um Ihr Business erfolgreicher zu machen. Auch Auswertungen nach Anmeldeart oder genutztem Bezahlverfahren können Aufschluss über das Kundenverhalten geben. Aus solchen Daten kann man in der Regel Projekte zur Prozess- oder Qualitätsverbesserung ableiten – oder eventuell die Budgetplanung anpassen.

Mit dem k:3 eigene Rabattsysteme umsetzen

Rabatte und Rabattkarten sind Kundenbindungsinstrumente. Der k:3 verfügt in diesem Bereich über ein eigenes Statistiktool, mit dem Sie die Nachhaltigkeit dieser Instrumente überprüfen können. Das Geo-Marketing-Tool des k:3 unterstützt Sie bei der Visualisierung. Damit können Sie ganz konkret die Einzugskreise Ihrer Kunden sehen und sind in der Lage, gezielt lokale Maßnahmen in Stadtteilen, Städten oder Regionen zu planen, um Ihren Geschäftserfolg zu verbessern.

Mit unserer Software können Sie Ihre Seminare flexibel abrechnen

Sie können mit dem k:3 Office aus folgenden Bezahlverfahren wählen:

  • Barzahlung
  • SEPA-Lastschriftverfahren
  • Teilzahlungen
  • ESR Verfahren für Schweizer Unternehmen
  • Rechnung
  • Anbindung an Kassensysteme

Um Online-Payment und Pay-by-Mail mit unserem Partner Heidelpay nutzen zu können, informieren Sie sich gern über den k:3 Office&Web.

Alle relevanten Dokumente und Unterlagen genau dort, wo sie diese brauchen

Der k:3 archiviert eingegangene Emails, sowie alle Kundendokumente, die während Ihrer Arbeit erstellt werden. Dabei ordnet er diese automatisiert ihren Kundenprofilen zu. Ob Anschreiben, E-Mails, Rechnungen oder Gutschriften: alle Dokumente sind anschließend in der Dokumentenhistorie Ihrer Kunden zu finden. Für die tägliche Arbeit bedeutet dies vor allem,  dass Informationen, Absprachen oder andere Dokumente immer zur Hand sind, zum Beispiel bei Telefongesprächen. Hierbei unterstützt Sie unser Notizsystem zusätzlich.

Im k:3 können Sie beliebig viele Vorlagen erstellen und frei konfigurieren

Skripte und Schulungsunterlagen können Ihrem Seminarangebot zugeordnet werden. Dadurch sind sie entweder für den Print oder auf einem angeschlossenen Webportal für die Teilnehmer abrufbar. Selbstverständlich ist es für Sie oder Ihre Seminarleiter möglich eventuelle Veränderungen und Anpassungen von jedem Arbeitsplatz aus vorzunehmen.

Dafür werden derzeit Excel- sowie die internen Textdokumente des k:3 unterstützt. Sie benötigen dazu keine weitere Software auf Ihrem Arbeitsrechner. Darüber hinaus lassen sich Powerpoint- und  Bilddateien problemlos hinterlegen. Die Dokumente werden direkt in der Datenbank gespeichert. Zusätzliche File Server oder DropBox-Lösungen sind also nicht nötig.

Komfortabel: Unsere „Flexi-Buchhaltung“

Mit unserem flexiblen Template-Generator strukturieren Sie Ihre Finanzdaten ganz nach Ihren Wünschen. Sie können die Daten exportieren oder drucken.

Mit dem k:3 vermeiden Sie ein Abrechnungschaos

Machen Sie Schluss mit unübersichtlichen Abrechnungsabläufen. Profitieren Sie von unserem Abrechnungsmodul: speziell für die Abrechnung von Seminarleitern entwickelt, wirkt es dem Durcheinander aus vielen verschiedenen Abrechnungsbögen entgegen. Unser Modul unterstützt Sie bei der Vereinheitlichung Ihrer Abläufe.

Add-on: Buchhaltungsschnittstelle

Wenn Sie Daten unkompliziert in Ihre Buchhaltungssoftware überführen wollen, können wir eine Schnittstelle für Sie einrichten: die integrierten Schnittstellen des k:3 (DATEV, Lexware, Abacus, BMD) sorgen dann für einen reibungslosen Ablauf. Die Buchhaltungsschnittstelle ist nicht im k:3 Office inkludiert, kann aber gegen Aufpreis dazu gebucht werden.

Personalisierte Benutzerkontenverwaltung

Mithilfe  verschiedener Berechtigungs- und Rollenkonzepte können Sie einfach unterschiedliche Nutzungsbefugnisse festlegen.

Zugriffs- und Veränderungsprotokolle

Jeder Klick auf personenbezogene Daten und alle Änderungen an Kundendaten werden im k:3 protokolliert. Somit können Sie alles leicht zurückverfolgen und mit dem betreffenden Benutzerprofil in Verbindung bringen. Dadurch kann ein Verdacht auf Datenmissbrauch schnell und einfach aufgeklärt werden.

Auskunftsrecht und Datenübertragbarkeit

Auch dem in der DSGVO geforderten Auskunftsrecht können Sie auf einfachem Weg nachkommen: dafür erzeugen Sie im k:3 ein Übersichtsblatt mit allen im Programm gespeicherten Kundeninformationen. Als CSV-Datei ist das Datenblatt leicht übertragbar und kann deswegen problemlos von anderen Programmen eingelesen werden.

Recht auf Vergessen

Mit nur wenigen Klicks können Sie Kundendaten im k:3 deaktivieren. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die betreffenden Daten nicht mehr aktiv verarbeitet werden. Dabei muss man jedoch stets im Blick behalten, dass im Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen von Vertrags- und Abrechnungsdaten nicht alle Kundendatensätze gelöscht werden dürfen. Deshalb haben wir die Verwaltung der Kundendaten für Sie vereinfacht: alle Prozesse und Funktionen im k:3 sind auf die gesetzlichen Anforderungen abgestimmt. Verschlüsselungen und automatisierte Löschprotokolle erleichtern Ihnen die gesetzeskonforme Datenverarbeitung.

Datenschutz in unserer Firma

Selbstverständlich arbeiten wir auch firmenintern „DSGVO-ready“. Der Schutz Ihrer Daten und der Ihrer Kunden hat bei uns nicht nur in der Programmierung oberste Priorität. Auch im Rahmen unseres Support-Angebots sind wir uns der Verantwortung für den Datenschutz stets bewusst. Gerne schließen wir mit Ihnen einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) ab, in dem wir den Umfang aller Datenverarbeitungsprozesse zwischen Ihnen und uns klar und transparent festhalten.

Mitgliedskarten

Mit dem k:3 können Eintrittskontrollen mit Hilfe von Mitgliedskarten realisiert werden – preisgünstig und einfach.
Der k:3 unterstützt kontaktlose Eintrittskarten mit MiFare Chips. Nutzen Sie die Möglichkeit, Servicepoints zu gestalten: Ihre Kunden brauchen nur die Kundenkarte an ein entsprechendes Lesegerät zu halten. Dadurch können Sie bei Seminaren die Anwesenheit dokumentieren oder entwerten.

Kundenkarten können mit mehreren Seminaren, Mitgliedschaften oder 10er-Karten verknüpft werden. So hat Ihr Kunde alle aktuellen Produkte, die er bei Ihnen gebucht hat, auf einem einzigen Träger. Wenn Sie die Mitgliedskarten nach der Beendigung des Kundenverhältnisses wieder einziehen, können Sie die Karten wiederverwenden. Anbieter für die Bestellung und Bedruckung von Karten gibt es viele. Oder Sie nutzen einen eigenen Kartendrucker für personalisierte Karten. Sollten Sie weitergehende Bedürfnisse haben, empfehlen wir Ihnen gerne einen unserer Partner.

Seit März 2016 sind wir zudem Wacoom Partner und können damit auf das gesamte Angebotsspektrum für die Erfassung digitaler Unterschriften zurückgreifen. Wir liefern ebenfalls die Hardware für Unterschriftenpads, Tablets und weitere Formfaktoren.

Handbuch, Tutorials

Wir stellen Ihnen ein umfangreiches Anwender-Handbuch zur Verfügung. Alle Features werden Schritt für Schritt und anhand vieler Beispiele erklärt.

Zusätzlich haben Sie Zugriff auf unsere hilfreichen Tutorials. Umfangreichere Prozesse und Lösungen des k:3 haben wir hier noch einmal anschaulich für Sie aufbereitet.

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